GESTÃO ADMINISTRATIVA ESCOLAR: O que é e qual a sua importância

Para a maior parte da sociedade, uma escola se resume às salas de aula, professores, coordenação pedagógica, direção e alunos, por isso é importante mostrar e esclarecer que o setor administrativo é fundamental para existência e sobrevivência da instituição de ensino.

Sabemos, como tratei no artigo Gestão escolar e os seus pilares de sustentação, que o desempenho escolar é sustentado por alguns pilares que, quando estão em equilíbrio, geram resultados positivos para a instituição.

Portanto, o setor administrativo é fundamental para o sucesso e expansão da escola e por isso, hoje, vamos tratar da GESTÃO ADMINISTRATIVA ESCOLAR.

 O que é Gestão Administrativa?

Essa resposta pode parecer fácil explicando que cabe ao setor administrativo a responsabilidade de agir mantendo o funcionamento da escola por meio do cumprimento de suas obrigações (fiscais, legais, financeiras, contratuais…) e administração dos recursos. O que está correto e deve ser feito.

No entanto, a questão vai além das ações que trarão resultados físicos, visíveis e palpáveis.

Uma gestão administrativa aliada a outros recursos, como o tecnológico, deve ser comprometida, atuante, participativa e responsável, contribuindo para o surgimento de resultados positivos e o sucesso da escola.

Para compreender como um recurso tecnológico contribuirá muito na administração da sua escola sugiro a leitura do artigo CRM: Porque a sua escola deve implantar essa estratégia?

Quais as responsabilidades da Gestão Administrativa?

• Administrar todos os bens e recursos disponíveis, assegurando a utilização e aplicação de maneira correta para a qualidade de ensino;
• Conhecer as leis e diretrizes que regem o setor educacional, garantindo a aplicação e cumprimento de modo adequado de todas;
• Atuar na captação e manutenção de alunos;
• Prover a aquisição de equipamentos e materiais necessários ao funcionamento da instituição;
• Implantar recursos tecnológicos otimizando os processos;
• Atendimento e tratativas com fornecedores, prestadores de serviços, pais, alunos e colaboradores/professores;
• Zelar pelos bens físicos da escola com manutenção dos equipamentos, predial e mobílias.

Como ter uma Gestão Administrativa bem sucedida?

Para que a sua instituição tenha uma Gestão Administrativa, separei 4 dicas para que você implemente desde já. Veja:

1. Possuir clareza do propósito (missão) da instituição

O propósito de uma escola, por meio dos seus recursos, é proporcionar um processo de ensino e aprendizagem com qualidade. Portanto, obter resultados positivos em diversos setores, sendo o administrativo um deles, é um dos caminhos que leva a instituição a ser eficiente e, consequentemente, atingir seus objetivos.

Então, apenas professores qualificados e recursos tecnológicos de última geração não são garantia de sucesso?

Eles são primordiais, mas sozinhos não podem entregar o ensino de qualidade que a escola deseja e os pais/educandos esperam.

2. Ter pessoas e equipes engajadas

Dessa forma, uma gestão administrativa eficaz é possível, entre outros recursos, com uma equipe preparada na secretaria, financeiro, atendimento, marketing, manutenção e outros setores.

Tendo pessoas cientes da sua importância e participação na educação dos alunos, setores alinhados e uma ótima administração dos demais recursos, como o financeiro, é que a escola poderá ser bem sucedida, atingindo metas e objetivos propostos no planejamento.

Saiba mais sobre o tema acessando o artigo: Recursos Humanos na Escola: 9 Ações que podem ser aplicadas

3. Conhecer as suas responsabilidades e atuar com ações assertivas

Uma das responsabilidades da gestão administrativa é a otimização dos recursos. Logo, fica evidente que o financeiro é um dos recursos fundamentais para sobrevivência da escola, afinal sem esse não é possível prover os demais.

Sendo assim, o setor financeiro deve ser acompanhado e monitorado constantemente, dada a sua importância para a sobrevivência da escola. Além disso, entre ele, o administrativo e o pedagógico deve existir uma sinergia para que possam lidar com diversos assuntos, como, por exemplo, os casos de alunos inadimplentes. Tenha mais informação com meus artigos: Gestão financeira na Escola: 3 ações necessárias e  Como evitar a inadimplência escolar?.

4. Implantação da tecnologia como recurso de otimização dos processos

A instituição de ensino tem seu lado empresarial e, portanto, busca meios de proporcionar a seus clientes (internos e externos) agilidade nos processos, o que pode ser feito por meio de um sistema de gestão escolar automatizado.

Deixarei a seguir algumas dicas para você que deseja implantar ou melhorar o seu sistema de Gestão Administrativa aliado à implantação da automatização.

O sistema de gestão escolar da ULTRAMAX disponibiliza soluções que contribuem com a escola, o gestor, seus colaboradores e clientes.

• Conforto e tranquilidade – sem que o aluno ou o pai tenha que sair de sua residência pode ter acesso a:
  • boletins de notas, boletos bancários, ocorrências com aluno, conteúdo de estudo, solicitações de documentos, matrícula, etc.
• Agilidade na comunicação entre escola e família, contribuindo para que o relacionamento esteja melhor a cada dia utilizando a agenda eletrônica (ULTRAMAX);
• Facilitar o trabalho dos colaboradores e professores com emissão de documentos, lançamento de notas, coleta de dados, indicadores de desempenho, acompanhamento da inadimplência, receita e despesas de forma online.

Com a implantação de um sistema de gestão escolar como o da ULTRAMAX, a escola ganhará em produtividade e lucratividade. Confira algumas vantagens:

1. maior controle dos processos de gestão executados em cada setor;
2. aumento da produtividade no setor implantado;
3. confiabilidade nos dados apresentados para tomada de decisões;
4. clareza na comunicação, seja entre as equipes ou entre pais, alunos e escola;
5. diminuição de falhas e erros;

 Conclusão

Nos últimos tempos, é notável o quanto o trabalho em equipe sustentou escolas e fizeram surgir resultados positivos. Isso demonstra que uma instituição de ensino, como toda empresa, deve ter sua gestão bem estruturada para saber como atuar e quais recursos pode utilizar nas situações adversas.

Foi sobre pilares equilibrados e estruturados que muitas conseguiram se manter no mercado educacional enfrentando momentos desafiadores, mas implantando  novos processos e ações antes inimagináveis. Enquanto outras chegaram ao encerramento das atividades.

Em suma, o setor administrativo gerencia, organiza e executa a manutenção de todos os recursos disponíveis, fazendo o melhor uso de cada um para manter a estrutura e os processos da instituição funcionando.

O objetivo de uma escola será sempre oferecer ao educando um ensino de qualidade atingindo os melhores resultados no processo de ensino e aprendizagem em todos os setores da instituição. Para refletirmos, fecho com uma afirmação da doutora em educação Heloísa Lück:

O segredo é nunca ficar satisfeito com o que já foi conseguido. A satisfação leva à acomodação, o que deixa o gestor impossibilitado de perceber perspectivas para alcançar novos patamares. (…)É preciso ter cuidado, pois os processos educacionais são complexos e sempre há desdobramentos novos a desenvolver. Resultados e competências podem sempre melhorar

Agora, me conta aqui nos comentários: como está a gestão administrativa na sua escola? E a gestão escolar?

Até a próxima e continue no caminho do gerenciar e medir.