Gestão escolar e os seus pilares de sustentação

Hoje vamos tratar de um tema extremamente fundamental a uma instituição de ensino: A Gestão Escolar.

Logo depois trataremos dos pilares fundamentais em uma gestão escolar, aqueles que, em qualquer época, serão sua base no gerenciamento da escola e refletirão no resultado final da prestação serviço, ou seja, um ensino de qualidade.

Porém, antes de chegarmos aos pilares, é necessário passarmos pelo o que é gestão e em seguida o que é plano escolar.

O que é Gestão Escolar?

É a maneira como se administra a escola na sua totalidade, do pedagógico ao financeiro.

O objetivo é acompanhar os diversos setores da escola que terão suas necessidades bem como particularidades observadas para um melhor aproveitamento.

Sabemos que o desempenho escolar não se sustenta somente no setor pedagógico. Portanto, oferecer um ensino de qualidade só é possível quando todos os setores da escola estão em equilíbrio, possuem sinergia e estão em constante melhoria.

Por isso, é fundamental a organização e o acompanhamento dos recursos que a escola dispõe para oferecer aos seus alunos um ensino de qualidade.

Atualmente, para conseguirem planejar, acompanhar, organizar e medir as ações da instituição, os gestores escolares passaram a utilizar sistema automatizado, isto é, fazendo da tecnologia uma parceira na gestão.

A ULTRAMAX em seu sistema de gestão escolar oferece recursos que auxiliam o gestor de forma pedagógica bem como administrativa. Portanto, clique aqui e conheça!

O que é um plano de Gestão Escolar?

“Como assim? Um plano?”

Exatamente! Um plano de gestão escolar que será, para o gestor, uma ferramenta de gerenciamento estratégico na qual relacionará seus objetivos a curto, médio e longo prazo.

Um exemplo de meta: estabelecer a sua escola como referência em educação na região.

O que pode ficar estabelecido como ações para esse objetivo: oferecer à população um ensino de qualidade aliado a um excelente atendimento e estrutura física.

Um plano de gestão adequado, bem aplicado e acompanhado permitirá a você atuar de forma eficiente em diversas situações, exemplos:

• controle do número de alunos ingressantes e transferidos;
• elaboração das atividades pedagógicas e eventos realizados pela escola;
• investimento em melhorias pedagógicas e estruturais.

“Mas e se surgirem situações não previstas ou precisar alterar ou redefinir a meta?”

Sem problemas, você poderá alterar!

A flexibilidade faz parte do plano de gestão escolar.

Dessa forma, as alterações em objetivos e dados estimados anteriormente poderão passar por ajustes, bem como incluir novas ações ou dados.

Vamos lembrar que bons resultados são alcançados quando, junto com o plano, a escola também implanta um sistema de gestão escolar (ULTRAMAX).

Agora, entraremos nos pilares da Gestão Escolar.

5 pilares da Gestão Escolar

Pensando em um funcionamento escolar de modo que a instituição atinja seus objetivos focaremos em 5 pilares.

Os pilares possuem focos específicos, porém estão integrados com uma única meta: ter um processo educacional eficiente.

Gestão Administrativa

Atuará e acompanhará assuntos que envolvem questões legais e fiscais para o funcionamento da escola. Por exemplo, emissão do laudo dos bombeiros (AVCB).

Responsável por zelar e administrar os bens físicos da escola, desde manutenção predial até os equipamentos utilizados pelo setor pedagógico e administrativo.

Prover os insumos necessários através de compras diversas, desde produtos de higiene e limpeza até materiais para projetos e aulas propostas pelo setor pedagógico.

Administrar e executar tarefas relacionadas a cadastro e prontuário dos alunos, atuar em ações para matrículas de novos alunos e rematrículas, realizar atendimento a pais e alunos para emissão de documentos diversos.

Em outras palavras, cabe à gestão administrativa garantir que todos os recursos e bens necessários sejam utilizados e aplicados de maneira a contribuírem para a qualidade de ensino que será oferecida ao aluno.

Gestão Financeira

Fica a cargo dessa gestão cuidar e zelar pela saúde financeira da escola.

Isso é feito por meio de:

• Controle do fluxo de caixa;
• Ter planejamento dos recursos financeiros objetivando direcioná-los e aplicá-los em ações necessárias para melhoria contínua da prestação de serviços.
• Acompanhamento e tratativa com os inadimplentes. Aqui no blog escrevi o artigo Como Evitar a Inadimplência Escolar.

É importante lembrar que a gestão financeira e a administrativa caminham juntas em prol da melhor alocação dos recursos financeiros, com o objetivo de manter a escola saudável financeiramente e auxiliar os demais pilares.

A ULTRAMAX, em seu sistema de gestão escolar, oferece recursos que permitirá a você analisar diversas informações, através dos relatórios e gráficos.

Exemplos dos recursos que auxiliam e trazem benefícios à gestão financeira e administrativa:

• Gerenciamento de bolsas e descontos programados;
• Relatório de alunos inadimplentes;
• Cobrança automática dos inadimplentes;
• Relatório de faturamento mensal;
• Resumo financeiro por curso e data de pagamento;
• Consolidação financeira mensal;
• Boletos vencidos e não pagos;
• Boletos pagos com valor divergente;
• Alunos não rematrículados;
• Emissão de documentos (recibos, declarações, histórico escolar)

Ter uma gestão financeira bem estruturada e forte dará a você, gestor, suporte para manter-se no setor educacional, honrando os compromissos assumidos, mesmo em situações adversas como uma crise econômica ou pandemia.

Gestão Pedagógica

Na gestão pedagógica é onde toda a magia acontece. É dela que sairá o “produto” para o seu cliente, ou seja, a formação acadêmica do aluno e também o que é esperado pelas famílias, a contribuição para formação do ser humano.

A equipe pedagógica estará em contato direto e constante com o aluno e os pais, conhecendo as suas necessidades e sendo, assim, o setor responsável por direcionar as ações na manutenção da qualidade do ensino que se propôs a oferecer.

Pois, você e eu sabemos que pode ser feito um trabalho maravilhoso no atendimento, ter preços competitivos no mercado, oferecer uma estrutura magnífica, mas se o pedagógico tem uma atuação precária, então sua escola não terá a sustentação do pilar mais importante.

Desse modo, a gestão pedagógica é o pilar fundamental de uma instituição de ensino.

Cabe ao setor pedagógico planejar, mas também organizar o ano letivo e tudo que ocorrerá no âmbito educacional. 

É nessa gestão  que  se criará a proposta educacional da escola, na qual estarão as diretrizes que a instituição seguirá no âmbito pedagógico. É o conhecido Planejamento Político Pedagógico (PPP).

Para um PPP que atenda as necessidades e objetivos da escola é fundamental que o  gestor do setor pedagógico conheça de forma profunda a realidade da instituição.

Então, sairá do pedagógico a escolha e a aplicação das metodologias educacionais da escola.

Sabemos que ter uma metodologia de ensino forte e resultados que tornem a escola referência na região refletirá, automaticamente, na manutenção dos alunos que já estão na escola, bem como na captação de novas matrículas.

Além disso, vale lembrar que é responsabilidade do setor pedagógico implantar ações que envolvam todos os participantes da vida escolar: pais, alunos e colaboradores.

Logo, esse é o pilar fundamental, e se faz necessário que a tecnologia trabalhe contribuindo para a melhoria dos processos.

Recursos disponibilizados pelo sistema de gestão Ultramax Sistemas

• relatórios com alunos aprovados, retidos, em recuperação ou conselho de classe;
• caderno de notas;
• registro e controle do rendimento escolar do aluno;
• gráfico da avaliação de desempenho do aluno;
• lista de alunos em recuperação, por disciplina;
• mapa dos alunos com notas abaixo da média;
• síntese do rendimento escolar por turma;
• lançamento de notas online;
• conteúdo de aulas cadastradas;
• ficha de saúde dos alunos;
• lista geral de alunos por turma;

Definitivamente, somente uma gestão pedagógica atuante e conhecedora da sua realidade escolar será capaz de avaliar seus resultados, além disso, só ela é capaz de saber se está atingindo as metas propostas.

Gestão de eficiência

Nesse sentido, todos nós já sabemos que todos os departamentos de uma escola funcionam de forma interligada e, por isso, quando algo não está indo bem em determinado setor logo os reflexos serão sentidos nos demais.

Costumo fazer uma analogia com o corpo humano (pessoa física), uma vez que a escola é uma pessoa jurídica e seus órgãos são os departamentos.

Assim como no corpo humano quando um órgão não está funcionando como deveria os demais serão afetados, uns mais cedo outros mais tarde. O mesmo ocorre com a escola.

Por isso, é fundamental estar atento ao que ocorre no âmbito escolar, implementando ações que auxiliarão na gestão de eficiência.

Ações que podem ser implantadas

• Ouvir as pessoas que fazem parte da vida escolar: professores, pais, alunos colaboradores e prestadores de serviços.
• Criar um planejamento dos processos que ocorrem na escola;
• Ter metas e objetivos claros compartilhados com os departamentos;
• Medir os resultados por meio de indicadores, relatórios e planilhas;
• Descentralizar a gestão;
• Investir em tecnologia, automatizando processos e ganhando em otimização do tempo e produtividade dos setores.
• atuar respeitando clientes (pais e alunos), colaboradores, prestadores de serviços e a sociedade, dando a todos satisfação por fazerem parte da escola.

Sei que você pode pensar: mas tem ações que são para grandes escolas ou somente empresas.

Todavia, digo a você que uma boa gestão de eficiência leva a escola ao crescimento e, portanto, pode e deve ser implantada da pequena à grande.

As metas bem como os indicadores de desempenho trarão informações e dados de forma organizada, permitindo que você analise o que está dando certo, o que precisa de ajuste e o que não deu o retorno desejado.

Portanto, conhecer a atual situação da sua escola, comparando-a à situação almejada, fará com que você, gestor, possa manter, mas também reorganizar suas ações e metas em busca dos objetivos estipulados.  

Gestão de recursos humanos

A gestão de recursos humanos ficará responsável pela distribuição das tarefas de forma organizada, além disso, adequada entre os colaboradores.

Atuará  motivando toda equipe e portanto, tendo o engajamento de todos com os propósitos e metas estabelecidas. É o que chamamos de “vestir a camisa”.

Também definirá, entre outras questões, a descrição de função bem como os treinamentos das equipes.

Cabe à gestão de recursos humanos garantir que todos os colaboradores, mas também que os professores estejam satisfeitos no desempenho de suas atribuições, o que será notado no rendimento das tarefas desenvolvidas por cada um no dia a dia da vida escolar.

Uma equipe engajada auxilia o gestor movimentando a escola ao crescimento. Porém, o contrário, ou seja, colaboradores distantes da vida escolar e desmotivados, pode trazer prejuízos inesperados.

Acredite, capacitar as pessoas de todos os departamentos é muito importante para a instituição escolar.

Invista de forma constante no acompanhamento e treinamento do pessoal e não apenas no momento que são admitidos. A capacitação da equipe deve ser um processo constante e de fluidez dentro da escola

Conclusão

Em síntese, fica evidente que os pilares tratados neste artigo são primordiais para a escola se desenvolver e atuar no processo ensino e aprendizagem, atingindo com sucesso as metas estabelecidas para todos os segmentos da vida escolar e, assim, se estabelecer como referência em qualidade de ensino.

Entendemos que atuando nos pilares com um plano de gestão escolar eficiente,  estruturado bem como planejado, a escola ganha em número de alunos, otimização de tempo e produtividade de cada setor.

Algumas dicas de ações, como medir os resultados por meio de indicadores, relatórios, bem como planilhas, trarão grandes benefícios para escola e podem ser gerados por um eficiente sistema de gestão escolar (ULTRAMAX).

O aperfeiçoamento dos processos é o desejo de todo gestor escolar e desse modo, neste artigo fica evidente que 3 ações são necessárias:

1. analisar a realidade da sua escola a partir de cada pilar;
2. planejar as atividades que vão ocorrer pela escola e
3. controlar essas atividades.

Afinal, somente conhecendo suas metas e sabendo quais são seus resultados é que poderá identificar possíveis acontecimentos que estão prejudicando sua escola e os que estão atuando positivamente.

Agora, me conta aqui nos comentários: como estão os pilares da sua escola?

Até a próxima e continue no caminho do gerenciar e medir.

Taís Cristina Gomes Carneiro Ramalho

Economista e Consultora em Gestão Escolar