Como Evitar a Inadimplência Escolar?

Está aqui uma questão, inadimplência escolar, que causa preocupação ao gestor. E desse modo, tira dele a tranquilidade e os recursos financeiros necessários para manutenção e permanência no setor educacional, especialmente em um período de pandemia. Por isso, cabe questionarmos: inadimplência escolar, como evitar ou tratá-la?

A escola é uma empresa e, como tal, requer medidas focadas a manter sua saúde financeira, pois é partindo desse pilar (dentre outros) que poderá manter-se no mercado, oferecendo um ensino de qualidade, com profissionais qualificados e excelente estrutura a seus clientes.

Por isso se faz necessário olhar as consequências que a inadimplência está acarretando ou poderá trazer, quando não gerenciada, e, dessa forma, atuar para cessar sua evolução ou tratar os índices apresentados fora do padrão determinado pelo gestor.

Sistema de gestão para auxiliar a evitar inadimplência escolar

Um aliado importante para esse gerenciamento é um sistema de gestão. Isto é, um sistema que ofereça informações rápidas e seguras e do qual possa extrair diversos dados financeiros, tais como:

• Previsão de faturamento mensal;
• Controle do fluxo de caixa, fazendo um cruzamento de informações entre o que tem a receber e a pagar;
• Relatórios financeiros para acompanhamento dos casos de inadimplência;

Os itens citados são apenas alguns dos recursos que auxiliarão o gestor na atuação da prevenção bem como tratamento da inadimplência.

Clique aqui e conheça os recursos disponibilizados pela Ultramax com foco no controle financeiro: boletos vencidos, boletos pagos com valor a menor, relatórios com dados dos inadimplentes, gerenciamento dos descontos concedidos, cobrança automática com envio de mensagem de agradecimento após o pagamento, bem como a emissão de boletos e arquivo remessa para o banco.

Antes de conversarmos sobre as várias ações e recursos que podem ser utilizados para evitar ou reduzir a inadimplência, decerto é necessário citarmos alguns fatores que contribuem para seu surgimento.

• Recessão econômica do país;
• Desemprego;
• Redução salarial;
• Perda do poder aquisitivo das famílias;
• Falta de planejamento financeiro por parte das famílias;
• Problemas familiares (doença grave, falecimento de um dos pais, separação/divórcio);

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Acredito que, em reunião com pais, você já deve ter ouvido uma dessas justificativas como explicação pela falta de pagamento das mensalidades.

É válido lembrar  que, para muitos pais, a escola é uma extensão da casa e da família também no campo financeiro e não apenas na educação do aluno.

Em uma tratativa com inadimplente é fundamental fazer com que ele perceba que a escola é uma prestadora de serviço, tem custos e obrigações a pagar, portanto precisa receber os pagamentos mensais para manter a qualidade e continuidade dos seus serviços.

Consequências da inadimplência escolar

Trataremos, agora, sobre as consequências da inadimplência. Mesmo sendo conhecidas, é importante citá-las, uma vez que é preciso entender o caminho a ser feito mais adiante, para que possamos ficar longe dessas consequências.

Quando se pensa em inadimplência, imediatamente vem o temor do impacto que isso acarreta na escola, já que o recurso para mantê-lá depende totalmente das mensalidades e com índice de inadimplência alto, a sobrevivência da escola fica comprometida.

O primeiro impacto do aumento no índice de inadimplência será sentido no fluxo de caixa, pois, mesmo com menos receita, os custos permanecerão os mesmos, as contas não fecharão e as consequências começarão a ocorrer.

Pensando nesse impacto e nas suas consequências, a seguir vamos entender melhor as medidas de prevenção da inadimplência, além disso, vamos passar também pelo tratamento de casos já existentes. 

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A prevenção inicia-se no momento da matrícula

No ato da matrícula deixe claro, de forma verbal, mas também constando no contrato, as diretrizes e normas para pagamento da mensalidade, além de informações como:

• Benefícios para os pagamentos até a data de vencimento;
• Consequências quando ocorrer atraso no pagamento;
• Procedimentos adotados pela escola em caso de inadimplência;
• Informar data de vencimento estipulada pela escola;
• Forma de pagamento e meios aceitáveis;
• Como e onde ter acesso ao boleto para pagamento.

Utilize 7  recursos objetivando facilitar e auxiliar o pagamento das mensalidades e evitar a inadimplência escolar

1. Caso ainda não tenha, faça a implantação do pagamento da mensalidade via boleto bancário. Contrate um sistema como o da ULTRAMAX que permitirá todo controle e acompanhamento da vida financeira da escola.

2. Analise a possibilidade e as vantagens de aceitar o pagamento por outros meios, mesmo tendo o boleto, tais como:
3. cartão de crédito;
4. cartão de débito;
5. parceria com aplicativos e sistemas de cashback.
6. Encaminhe o boleto ao responsável/aluno por e-mail e tenha uma programação para essa ação.
7. Enviar o boleto por e-mail quando for gerado no sistema;
8. Encaminhar e-mail automático com lembrete 3 dias antes do vencimento;
9. Ter uma programação de atualização do cadastro dos alunos. Mantendo-o atualizado, evitará problemas na entrega dos boletos e informações por e-mail ou SMS.
10. Criar, no seu site, o portal do aluno, no qual disponibilizará todas as informações, inclusive financeiras, facilitando ao aluno/responsável a emissão do boleto para pagamento.
11. Enviar SMS lembrando o responsável ou aluno que a data de vencimento está próxima.
12. Envio da mesma mensagem do SMS via WhatsApp, isto é, mediante uma listagem gerada pelo sistema de gestão.

Esses recursos contribuem de forma positiva quando a escola possui um sistema de gestão qualificado que permite todo controle bem como o acompanhamento da vida financeira da escola.

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Conceder benefícios para os pagamentos até a data de vencimento

Caso a sua escola ofereça desconto por concurso de bolsa, indicações, irmãos ou outro sistema de planos, mantenha-o para os pagamentos até a data de vencimento. Isso cria um comprometimento, afinal desconto é um benefício que ninguém gosta de perder.

Mesmo com os recursos e ações, sabemos que existirá uma porcentagem de inadimplentes e o objetivo é que seja sempre o mais baixo possível.

Sendo assim, como atuar sobre a porcentagem e reverter os casos conseguindo receber o que está em atraso?

Aplique os 12 passos

1. É necessário ter relatórios financeiros que indicarão os números, além disso, a porcentagem de inadimplentes e quem são eles;
2. Ter uma programação para envio de e-mail automático informando aos inadimplentes os débitos em aberto;
3. Envio de SMS ou mensagem por WhatsApp;
4. Notificação via agenda eletrônica por meio de mensagens que o departamento financeiro ou tesouraria poderá enviar;
5. Manter no portal do aluno a facilidade de acesso à emissão do boleto vencido, bem como atualizado, para pagamento;
6. Encaminhar comunicado de cobrança por carta, contudo, sempre de forma sigilosa em envelope lacrado e direcionado ao responsável financeiro.

• Vale lembrar que esse recurso pode ser substituído com a implantação de um sistema de cobrança automatizado, com tecnologia avançada como o da ULTRAMAX .

7. Tenha uma equipe/pessoa que estará focada na cobrança, acompanhando os relatórios de pendências financeiras, realizando os contatos com os inadimplentes

8. Faça ligações e converse com seu cliente.

• Manter uma boa relação com os pais/alunos ajuda a administrar melhor a inadimplência;
• Estar aberto para ouvir e tratar o assunto, com o cliente, passa a ele segurança;
• O contato telefônico deve ser feito com postura profissional, educação e empatia.

9. Enviar ao jurídico para cobrança legal/judicial os casos sem acordo com a escola.

• Determine um período limite para envio ao jurídico. Exemplo: 3 mensalidades em aberto;

10. Acordos extra judiciais.

• Quando o aluno/responsável trata direto com a escola firmando o compromisso de quitação da dívida;
• A quitação pode ocorrer por meio de parcelamento, cabendo à escola definir a concessão ou não no abatimento dos juros e multa, bem como a perca do desconto, caso o aluno tenha.

11. Tenha um planejamento de cobrança definido e aplicável, no qual utilizará os recursos humanos e tecnológicos.

12. Alunos com débito perdem o direito de rematrícula para o ano seguinte. A lei ampara as escolas nesse sentido, leia mais sobre Como aumentar a taxa de rematrícula escolar.

Conclusão

Em suma, para se evitar a inadimplência, a escola deve ter a sua disposição um excelente sistema de gestão escolar, que através dos diversos recursos tecnológicos, a sua instituição detém o controle das inadimplências, bem como todo o aparato necessário para te ajudar com essa importante missão do controle dos pagamentos com a ferramenta business intelligence.

Como também, vimos a importância em se estabelecer em contrato todas as diretrizes de cobranças da escola, bem como as consequências do atraso no pagamento da mensalidade.

E por último, vimos as 12 excelentes estratégias que a sua instituição deve seguir para evitar a inadimplência, dentre elas:

• Envio de cobrança automática via e-mail, SMS ou Aplicativo Escolar integrado ao seu sistema;
• Acesso facilitado no portal do aluno para a emissão de boleto de cobrança;
• Tenha um equipe treinada para realização de cobranças;
• Considere realizar as cobranças por meio extrajudicial ou judicialmente;
• E muito mais.

Porém, quando estamos à frente da direção escolar, é necessário, em vários momentos, abrir algumas exceções e analisar alguns casos de forma isolada, mesmo que se tenha um plano, regras e diretrizes para a cobrança.

Encontrar o equilíbrio entre a razão e a emoção é um trabalho constante para quem gerencia a escola. Mas também para a equipe que está na linha de frente do atendimento escolar, especialmente quando se trata da cobrança aos inadimplentes.

Entendo o quanto é prazeroso e confortante, após analisar seus relatórios financeiros, verificar que a sua instituição de ensino possui um índice de inadimplência administrável e baixo, ou seja, está sob seu controle e dentro de um patamar que permite a você, gestor escolar, dar andamento aos projetos.

Ah! Vale lembrar a importância do gerenciar, mas também de medir, o que se aplica perfeitamente à questão da inadimplência escolar.

Agora, me conta aqui nos comentários: Quais dessas ações você iniciará ou já aplica para evitar ou frear a inadimplência na sua escola?

Até a próxima e lembre-se do equilíbrio entre a razão e a emoção!

Taís Cristina Gomes Carneiro Ramalho

Economista e Consultora em Gestão Escolar