Como as métricas contribuem com a lucratividade das escolas

Você sabe como a aplicação das métricas podem contribuir com a lucratividade da instituição de ensino?

As métricas darão ao gestor uma visão mais realista da instituição, permitindo uma análise financeira pautada em dados seguros e confiáveis.

Aplicando as métricas é possível criar estratégias de aprimoramento para gestão financeira, melhorando o desempenho da escola e tornando-a mais sustentável.

Outro ponto importante é a coleta e o armazenamento dos dados que pode ser feito de maneira adequada à instituição, porém deve ser seguro e confiável. As tomadas de decisões serão pautadas sobre essas informações.

Para saber a respeito de de dados indico a leitura do artigo “CRM: Por que a sua escola deve implantar essa estratégia?”

Tenha em mente que tão importante quanto definir as métricas a serem utilizadas é acompanhá-las regularmente.

Como definir as métricas a serem aplicadas?

1.    A métrica deve estar vinculada aos objetivos da escola.

2.    Não existe a melhor ou pior métrica, mas aquelas que se ajustam às necessidades da instituição de ensino e seus objetivos.

3.   Analisando os indicadores, identifique aqueles que são necessários e quais não farão diferença.

4.    Saiba de onde virão seus dados e quais as fontes que alimentarão seu sistema, uma vez que sua estratégia estará pautada sobre essas informações.

Confira 8 métricas que podem ser aplicadas e acompanhadas na escola

1 – CUSTO DE AQUISIÇÃO DE CLIENTES (CAC)

O custo de aquisição por cliente (CAC) é a métrica que indicará ao gestor escolar o quanto tem investido para atrair e conquistar um novo aluno. 

Independente de onde esteja investindo (marketing, vendas ou comercial), o indicador de desempenho do CAC poderá direcionar as novas ações para:

• busca de novos alunos;
• criar ou ajustar ações que incentivem a rematrícula;
• ajuste de gastos ou estratégias conforme a necessidade da escola.

O lucro da escola tende a ser menor quanto maior o custo de aquisição por cliente (CAC). Portanto, é fundamental acompanhar e ficar atento a essa métrica.

Para o  cálculo use os valores que custearam as ações de captação mais o total de investimentos em marketing e no setor de vendas.

A soma desses valores será dividida pelo número de alunos novos que a escola conquistou em um determinado período.

CAC = despesas + Investimentos /  número de novos alunos 

O objetivo da métrica é mostrar o custo para a escola atrair uma matrícula nova. Por isso, quanto menor for o valor maior será a lucratividade da instituição.

2 – Ticket Médio 

O ticket médio (TM) é um indicador importante para todas as instituições de ensino, independente do porte (pequena, média ou grande) ou ramo de atuação (ensino básico, educação infantil, universidade, cursos técnicos, escola de músicas ou de idiomas).

É por meio do TM que se sabe quanto, em média, um aluno está gerando de receita para escola.

Para calcular seu ticket médio divida o número total de matrículas e mensalidades do período desejado pelo número total de alunos matriculados no mesmo período.

Ticket Médio = Valor Total de Matrículas + Mensalidades do período / Número total de alunos matriculados no período

Fica a dica, quando o valor do ticket médio se apresenta muito baixo é um sinal que a mensalidade está precisando de um reajuste ou alguns gastos precisam de corte.

3 – Lifetime Value (LTV)

A métrica lifetime value ou LTV é aplicada para obter o valor que a escola fatura com um aluno durante o período de relacionamento ou duração do seu contrato.

Com os dados em mãos, o gestor e o setor financeiro poderão decidir melhor sobre seus recursos e pensar em estratégias que atuarão no aumento do LTV.

As escolas que acompanham esse indicador conseguem atuar de forma mais assertiva, identificando as turmas que precisam captar alunos e outras que o foco deve ser a retenção dos atuais, pois esses podem ser de alto valor para a instituição.

É fundamental sabermos que realizar essa análise tem como foco o aumento da receita geral da escola.

Para chegar ao valor do LTV  multiplique o valor do  ticket médio pelo tempo de permanência do aluno na instituição.

LTV = Valor Ticket Médio  x Tempo de permanência do aluno 

4 –  Inadimplência

Conhecer os números das mensalidades em atraso é cuidar da vida financeira da escola. O olhar do setor financeiro e do gestor escolar para esses números fará muita diferença na sustentabilidade da escola.

Ter um número limite para inadimplência permite atuações imediatas do setor de cobrança. Por isso, o acompanhamento dos dados relacionados aos inadimplentes é crucial para toda instituição de ensino.

Sabemos que o objetivo de todo gestor é atingir a meta zero de inadimplentes. Portanto quanto mais próximo desse estiver, melhor. 

Atuar para evitar o crescimento nos números de inadimplentes bem como administrar, acompanhar e tratar os que estão nessa situação será possível manter a saúde financeira da escola em níveis que garantam a sua rentabilidade.

Fique atento a esse indicador de desempenho, pois altas taxas de inadimplência podem eliminar a sua escola do mercado educacional.

Porém não basta olhar apenas para o número de alunos inadimplentes, é preciso calcular a perda de receita que  isso representa.

Logo, acompanhe esses números dividindo o custo das mensalidades atrasadas pelo valor que deveria ter obtido, ficando atento à taxa obtida, pois quanto maior for, mais estará prejudicando a escola.

Para saber  mais a respeito de inadimplência escolar sugiro a leitura do artigo “Como evitar a inadimplência escolar?”

5 – Return on Investment (ROI) ou Retorno sobre investimento 

A métrica return on investment (ROI), que em português é conhecido como retorno sobre investimento, é o cálculo que permite ao gestor conhecer, em detalhes,  o lucro ou prejuízo obtido por meio  dos diferentes investimentos realizados.

Utilizando os dados obtidos pelo ROI é possível medir o uso do capital, podendo identificar erros na aplicação dos recursos financeiros, além de compreender melhor cada investimento no crescimento e desenvolvimento da instituição de ensino.

Logo, os indicadores de desempenho apresentados por essa métrica são fundamentais nas escolas, pois permitem ao gestor  identificar os investimentos que valem a pena e aqueles que devem ser cortados ou melhorados.

ROI =  Receita (ganhos obtidos) – Custos (Investimentos iniciais) / Custos (Investimentos iniciais)

Fica a dica, para quem deseja expandir a escola deve acompanhar os valores do  ROI, pois auxiliarão na tomada de decisões que impactam positivamente a vida financeira da instituição e a assertividade dos investimentos a serem feitos.

O ROI pode ser aplicado, por exemplo, para saber o retorno do investimento feito em um software ou em uma campanha de marketing.

6 – Churn Rate  ou Taxa de Cancelamento

Essa  métrica é conhecida também como taxa de cancelamento. Ela é fundamental para as escolas e deve ser acompanhada e compreendida por todo gestor, afinal esse indicador de desempenho sempre tem ação negativa na receita da escola. 

É acompanhando esses dados que o gestor saberá a quantidade de alunos que deixaram de fazer parte da escola, por transferência para outra instituição de ensino ou cancelamento da matrícula. 

Utilizando os dados desse indicador será possível saber se os esforços e os recursos aplicados na retenção dos alunos estão surtindo efeito.

Outra ação para o churn rate é entender e conhecer os motivos que levaram o aluno ao cancelamento da matrícula ou transferência.

Portanto, no momento do cancelamento, converse com o aluno ou o responsável  buscando compreender as razões do cancelamento.

Tendo conhecimento das informações, faça um ranque das recorrentes e crie um plano de ação objetivando melhorar a satisfação dos educandos e das famílias evitando, assim, a saída de outros alunos.

Sabemos que a saída de alunos é vital para a conquista de um crescimento sustentável.

Para calcular a taxa churn rate (taxa de cancelamento) tenha o número de alunos cancelados no período que deseja analisar e divida pelo número de alunos ativos.

CR = Número de Alunos Cancelados / Número de alunos ativos

7 – Monthly Recurring Revenue

Em algum momento você já teve contato com essa métrica ou com a sigla MRR?

Creio que sim, pois, em português, é tratada como receita recorrente mensal e aplicada em empresas que trabalham com mensalidades ou planos. Sua principal função é apresentar uma previsão mensal da receita.

Quando bem aplicada, a métrica (MRR) fornece ao gestor escolar, de forma clara e objetiva, a previsão mensal que a escola terá de receita. 

Sabemos que para a escola conseguir uma previsão de faturamento mensal confiável é fundamental o controle das entradas e saídas de alunos, além das renovações que ocorrem em um determinado período.

Sendo assim, essa métrica fornece indicadores que possibilitam a análise de crescimento e ganhos mensais da instituição de ensino.

No caso das escolas, o cálculo para ter o MRR  é simples, basta somar todas as mensalidades, matrículas e renovações recebidas ou previstas para receber em um determinado período.

8 – Break Even Point ou Ponto de Equilíbrio

A métrica break even point, ou ponto de equilíbrio, é fundamental para a saúde financeira de uma escola. 

Os dados do break even point apresentam o ponto no qual as receitas e despesas se igualam, indicando que no período em que isso ocorreu a escola conseguiu gerar a receita necessária para cobrir seus custos.

No entanto, é preciso destacar que essa métrica não exibirá o quanto a escola lucrou, mas indicará que os recursos financeiros foram suficientes para arcar com todos os gastos do período. 

Portanto, o ponto de equilíbrio indicará o faturamento mínimo para que a escola possa arcar com seus gastos mensais. 

Entendemos que caso isso ocorra, a instituição estará apenas sobrevivendo e atuando em um limite financeiro de alto risco.

Para calcular o break even point da escola comece separando alguns dados financeiros, como entradas e saídas do fluxo de caixa. Assim, será possível deduzir o valor necessário em busca do ponto de equilíbrio.

A escola que tem conhecimento do seu break even point sabe que faturar abaixo do valor que está no ponto de equilíbrio causará problemas na saúde financeira da instituição.

Como o sistema de Gestão Escolar pode te auxiliar no monitoramento das métricas 

A tecnologia é fundamental para utilização das métricas, pois com um bom sistema é possível controlar e acompanhar os indicadores de desempenho com confiabilidade e segurança.

A ULTRAMAX SISTEMAS, por meio do seu sistema de Gestão Escolar, oferece os recursos necessários para aplicação e  monitoramento das métricas, além de:

• análise dos indicadores de desempenho;
• armazenar os dados de forma segura;
• organizar as informações de uma maneira para fácil compreensão.

O sistema de gestão da ULTRAMAX tem funcionalidades para contribuir com a aplicação das métricas na sua escola. Tais como:

• emissão de relatórios personalizados, auxiliando o gestor na  implantação das ações de marketing, cobrança ou vendas;
•  acompanhamento dos resultados obtidos com os investimentos;
• gerenciamento dos inadimplentes;
• controle das matrículas novas e cancelamentos / transferências;
•  organização do fluxo de caixa;

Conclusão

Aplicando as métricas financeiras que considerar adequadas a sua escola, o gestor estará otimizando a utilização dos recursos disponíveis contribuindo de forma positiva para saúde financeira da escola.

Então, se familiarizar, aplicar, compreender e analisar as métricas e os indicadores de desempenho fará diferença no sucesso da instituição no mercado educacional.

Compreendo que em um primeiro momento pode parecer desafiador, mas a implantação  de um software de gestão escolar contribuirá de forma positiva para obtenção e gerenciamento das métricas escolhidas.

Quer pensar de modo mais estratégico e tomar decisões mais assertivas para o fortalecimento da sua escola? Então, faça uso das métricas e dos indicadores de desempenho que elas fornecerão.

Ah! Vale lembrar a importância do gerenciar e medir, o que se aplica perfeitamente à questão das métricas.

Agora, me conta aqui nos comentários: Quais métricas você já aplica na sua escola? Ou quais pretende implantar?

Até a próxima!