CRM: Por que a sua escola deve implantar essa estratégia?

Você já leu, ouviu falar ou teve contato com a sigla CRM? Sabe o que é e como pode ajudar sua escola?

O Customer Relationship Management, conhecido como CRM, é um recurso tecnológico fundamental para as escolas e seus gestores.

Uma das vantagens do CRM, para o gestor, está na tomada de decisão que passa a ser mais assertiva, pois estará pautada em dados concretos, coletados diretamente com os clientes (alunos/pais atuais e os futuros).

No artigo de hoje, trarei informações que possam ajudar a entender e conhecer mais a respeito da ferramenta (CRM) e seus diversos benefícios à instituição de ensino.

Quer saber tudo a respeito? Continue lendo este artigo.

Afinal, O que é CRM?

A sigla CRM (Customer Relationship Management) é um termo em inglês que significa gerenciamento de relacionamento com o cliente.

Trata-se de um software que atua na automatização de processos, entre eles o registro das informações de todos os contatos realizados com os alunos (atuais e potenciais).

O que o registro desses dados permitirá?

Dará a você, gestor, condições de gerenciamento mais amplo e seguro no que se refere ao relacionamento entre a instituição e os clientes.

Com a ferramenta (CRM) é possível programar ou ajustar ações com foco nas necessidades e perfil dos cliente/alunos/pais que fazem ou farão parte da instituição, além de auxiliar na solução de problemas antes não detectados ou até aprimorar ações que estão dando certo na relação escola e cliente.

Então, criar um vínculo com os alunos para converter em matrícula ou manutenção dos atuais é o desejo de todo gestor. Então, vamos juntos entender a implantação dessa ferramenta e suas vantagens.

Qual o motivo para instalação do CRM?

Por se tratar de um sistema automatizado, facilita o gerenciamento do relacionamento com o cliente, melhorando a experiência do responsável junto à instituição.

E também, com os dados em mãos, coletados por meio do CRM, a escola consegue trabalhar de maneira eficaz o setor de marketing e comercial.

Como é feita a instalação do CRM?

A instalação do CRM é feita por meio da coleta e registros de dados e informações, que são feitos por meio de um bom sistema de gestão.

Você sabia que o dado já é considerado o novo petróleo?

Pois então, quem disse isso pioneiramente foi Clive Humby, um matemático londrino especializado em ciência de dados.

Contudo, a expressão vem sendo repetida por CEO’s de grandes empresas, o que denota a importância da dessa ferramenta como estratégia tanto no relacionamento com os alunos e responsáveis e quanto na prospecção de novos alunos.

Onde e como terei os dados?

As informações são adquiridas no contato (telefônico, pessoalmente, e-mail, SMS, site, APP, dentre outros) com os clientes e ficam armazenadas no sistema de Gestão Escolar.

Para que servirão esses dados?

Conforme já adiantei, a ferramenta possui duas frentes de atuação: a primeira é a respeito da experiência do aluno e responsável no sentido da compreensão de forma clara e segura, as aspirações, desejos, necessidades e o perfil dos alunos que estão na escola, de forma a estreitar o relacionamento escola-aluno/responsável, o que se tornou indispensável nos dias atuais.

A segunda frente, não menos importante, está na questão da prospecção de novos alunos para a instituição, proporcionando o crescimento da escola de alunos e em números.

Então, os dados coletados podem ser utilizados como ferramenta de marketing e comercial, pois os dados colhidos são capazes de revelar iniciativas e campanhas publicitárias focadas no público alvo da instituição, para que sua escola se consolide como a referência em educação em sua região em médio e longo prazo.

Assim sendo, uma das maneiras de se chegar até lá, além de seguir a Gestão escolar e os seus pilares de sustentação, está no bom suporte de marketing e comercial com dados colhidos para fins de CRM.

CRM: Modos de implementação

Partindo do pressuposto que o CRM também é destinado como uma excelente ferramenta de relacionamento e de marketing, e que uma escola mesmo obtendo seu lado empresarial, ela possui certas nuances em relação aos demais mercados, se faz necessário uma implementação adequada com perfil escolar.

Dessa forma, para implantar a ferramenta CRM é necessário um sistema de Gestão Escolar que esteja apropriado ao mercado educacional e suas particularidades.

CRM: A implementação na prática

• Pesquisar e contratar a empresa especializada em sistema de Gestão Escolar como da ULTRAMAX Sistemas que fornecerá o CRM de acordo com a realidade escolar, e que se preocupa com a segurança dos dados pessoais em consonância a LGPD. Saiba mais sobre: O impacto da Nova Lei Geral de Proteção de Dados nas Escolas;

• Ter uma infraestrutura preparada (licenças, equipamentos etc);
• Treinar a equipe da escola e conscientizá-la dos benefícios que o sistema CRM proporcionará;
• Estabelecer, junto com a empresa contratada, etapas, prazos e datas para os procedimentos de implantação e funcionalidade;
• Definir os responsáveis pelo acompanhamento e treinamento junto à empresa responsável pela implantação;
• Configurar e entender os processos;
• Monitoramento e manutenção do sistema por parte da empresa responsável;

O que um bom CRM precisa fazer:

Separei algumas funcionalidades que seu CRM precisa fazer, vejamos:

• Gerenciar os contatos, mantendo um histórico da comunicação e informações do cliente;
• Conservar e armazenar os dados coletados, sendo imprescindível que os dados sejam acessados por meio de uma gestão tecnológica com armazenamento em nuvem segura, assim como a Ultramax Sistemas armazena os dados na Amazon, que é considerada a nuvem mais segura do mundo;

• Recursos diversos para comunicação;
• Emissão de relatórios personalizados para monitoramento dos resultados e tomadas de decisões;
• Automatização dos processos;

CRM e a tecnologia: Como o sistema de Gestão Escolar pode te ajudar

A ULTRAMAX oferece os recursos que são necessários para o Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente (CRM) através do seu sistema de Gestão Escolar.

Veja a seguir algumas funcionalidades que o sistema da ULTRAMAX tem para sua escola e que contribuirá no relacionamento entre escola e cliente (alunos e pais):

• Registrar intenção de vaga diretamente pelo site da instituição;
• Contato com a escola via chat ou mensagem;
• Rematrícula online (site) na área do aluno;
• Aplicativo de celular personalizado com a logomarca de sua escola com acesso rápido a emissão de boletos, boletim de notas, ocorrências, comunicados, etc.
• Agenda eletrônica;
• Gerenciamento de novas matrículas;
• Cadastro dos alunos (clientes), especialmente os potenciais (follow up);
• Emissão de diversos relatórios que contribuem para ações de marketing e para averiguação de assuntos que precisam ser discutidos, como a inadimplência. Saiba mais sobre: Como Evitar a Inadimplência Escolar?

• Registrar o tipo de atendimento e informações como:
  • Curso procurado.
  • Região que reside;
  • o   Informações trocadas no atendimento

• Integração com
  • Sistema bancário (envio e recebimento de boletos e emissão de relatórios);
  • Emissão de NFs através do envio de arquivos para prefeituras;
  • Cantina, podendo controlar o consumo e fazer recarga em cartão pré-pago.

Conclusão

Em síntese, compreendendo como um software (CRM) pode ser utilizado para coletar e armazenar dados, que o gestor escolar poderá, a qualquer momento, extrair informações para suporte em tomada de decisões, além de trazer um perfil dos alunos mostrando as necessidades e anseios que possuem é algo fundamental para as instituições.

Sabemos o quanto as pessoas desejam ser ouvidas, compreendidas e ter seus desejos atendidos, portanto as ferramentas e informações tratadas nesse artigo contribuirão para os novos rumos que você deseja dar a sua escola.

Assim, verificamos o quanto é importante manter o armazenamento de dados, um relacionamento próximo com os clientes, a prestação de um serviço/atendimento personalizado e de qualidade.

Para contribuir tenho outros artigos, aqui no blog, com informações que poderão auxiliar na evolução contínua da sua escola. Deixo como sugestão: Gestão escolar e os seus pilares de sustentação E Como aumentar a taxa de rematrícula escolar

Agora, quero saber: sua escola já tem o sistema CRM? Se não, o que te impede de implantar?  

Até a próxima e continue gerenciando e medindo para que sua escola permaneça evoluindo!