Como aumentar a taxa de rematrícula escolar

Já parou para se perguntar como aumentar a taxa de rematrícula escolar? Além disso, o que a porcentagem dos alunos renovados pode estar te dizendo?

Pois então, o ano está encerrando e com ele vem a questão da rematrícula. Decerto é um momento importante para as escolas particulares de todo país.

Dessa forma, vale lembrar que a rematrícula tem um período estipulado para execução da parte burocrática. Cada instituição escolar atuará seguindo sua programação. Além disso, tendo objetivos claros que a levem a atingir as metas estabelecidas para o próximo ano.

Contudo, a renovação do ano seguinte começa sempre no primeiro dia útil do ano corrente. Por isso, hoje, conversaremos sobre o que a porcentagem de rematrícula da sua escola pode estar te dizendo.

A porcentagem de rematrícula como indicadora de qualidade

Para aumentar a taxa de rematrícula escolar, deve-se analisar a sua porcentagem de renovação. Quando considerada como um dos indicadores de desempenho de qualidade da escola, decerto traz benefícios a médio e longo prazo. Podemos usar vários meios de verificação de satisfação do cliente (alunos e pais). A pesquisa é um deles.

Entretanto, os números rematrícula também falam muito de como foi o ano para as famílias e escola. Além de poderem refletir uma realidade que a pesquisa de satisfação não trouxe na época.

Garanta a rematrícula utilizando mais do que pesquisas de satisfação

Compreendo se você me dizer que apenas com a pesquisa consegue mensurar a satisfação ou não dos seus clientes e dessa forma irá manter a taxa de rematrícula com bons números.  

Porém, analisando a porcentagem de rematrícula terá potencializado seu campo de visão em relação aos aspectos positivos e negativos e, assim, atuará com mais assertividade.

Concordo que a pesquisa é excelente, por isso sugiro aplicá-la bem antes do período de renovação utilizando um sistema ágil e seguro, em todas as etapas desse processo.

Futuramente conversaremos a respeito, pois trata-se de uma ação que traz informações valiosas para direção e coordenação escolar, quando aliada a outros métodos. Para entender melhor, veja o que dispõe o sistema de Gestão Escolar ULTRAMAX para pesquisa com os pais e alunos.

A minha experiência como profissional da área de consultoria escolar

Decerto, toda instituição de ensino deseja aumentar a taxa de rematrícula. Desse modo, trago mais um caminho que agregará informações a você. No período que atuei ao lado da direção de um grande colégio, tivemos um ano que, após análise das porcentagens de rematrícula (acompanhando diariamente os 15 primeiros dias), identificamos questões que estavam influenciando de forma negativa, mas que estavam ao alcance do colégio ajustar e, assim, impactar de forma positiva nas rematrículas e atingir a meta.

Ou seja, novas ações foram criadas e aplicadas, tendo seus resultados acompanhados, constando que o efeito foi totalmente positivo.

Dessa maneira, tenha uma certeza, os números falam muito e darão a você, gestor escolar, um panorama de:

• desenvolvimento e construção do relacionamento escola-aluno e escola-família;
• fatores externos que impactam seus clientes e, consequentemente, a instituição;
• ações desenvolvidas pela escola ao longo do ano e suas atuações na satisfação do aluno/família;
• suporte dos departamentos (direção, pedagógico, administrativo e financeiro) na resolução das questões que surgirem;
• atuação da política de mensalidade, descontos e reajustes.

Enfim, esses são apenas alguns itens. Creio que você encontrará outros quando conversar com os seus números.

No que se refere ao que a sua porcentagem de rematrícula está informando, posso afirmar que vai além da confirmação do que você sente no dia a dia ou do retorno que teve na pesquisa.  

A decisão está nas mãos das famílias? O que fazer?

Com efeito, nesse momento de rematrícula o poder maior está com as famílias, que decidem se farão a rematrícula ou não, é que vem à tona assuntos que ficaram encobertos, ou até tiveram uma tratativa, que pareceu estar solucionada, porém nesse momento de rematrícula mostra-se que não.

Todavia, pode ser o contrário, o que é muito bom. Ações foram executadas com o objetivo de sanar questões apresentadas ao longo do ano. E nessa conversa com os números você será surpreendido positivamente, isto é, identificando que o objetivo foi atingido.

A priori, sabemos que vários fatores (externos e internos) influenciarão positiva ou negativamente na escolha que a família fará pela renovação ou não, por isso listo alguns que darão um direcionamento na análise de cada caso.

Analise as seguintes informações dos alunos que não fizeram a rematrícula

• Relação escola-aluno e escola-família;
• Adaptação do aluno ao sistema pedagógico ou a rotina escolar;
• Situação financeira das famílias;
• Mudança de cidade;
• Desemprego;
• Situação econômica do país;
• Crise global, como a COVID-19;
• Atividades extras oferecidas pela escola ou não;
• Vínculos afetivos que foram construídos (amigos, professores, colaboradores…);
• Status, ter o filho em uma escola de referência na região;
• Excelente estrutura;
• Qualidade do ensino refletido nos números de aprovações em grandes universidades;
• O pedagógico atuando positivamente;
• Melhorias feitas na escola que visam fornecer aos alunos maior qualidade de ensino;
• Investimento em recursos tecnológicos, tais como equipamentos e sistemas de informatização, para o desenvolvimento do trabalho pedagógico e administrativo que refletirá na qualidade dos serviços prestados. 

Outrossim, uma vez que os investimentos e esforços, para manter os atuais alunos, sempre serão menores que o investimento para a busca de novos alunos que possam preencher as vagas deixadas por quem não renovar.

Leia mais em: Gestão escolar e os seus pilares de sustentação.

Certamente, atuar na busca de alunos para as vagas remanescentes será diferente do que atuar para repor a taxa de quem saiu e ainda preencher as vagas existentes. 

Utilize as ferramentas tecnológicas a seu favor para garantir a rematrícula – a Ultramax pode te ajudar

Para garantir uma boa taxa de rematrícula, é importante analisar a necessidade do acompanhamento. Além disso é preciso um gerenciamento constante. Decerto, a tecnologia tem sido a grande aliada das escolas nesse quesito. 

Por exemplo, o sistema de Gestão Escolar da ULTRAMAX SISTEMAS disponibiliza ferramentas como registro de atendimento aos alunos e responsáveis, matrícula online, agenda eletrônica, diário de classe, lançamento de notas online, relatórios de desempenho do aluno, relatórios financeiros, entre outros recursos, permitindo ao gestor e coordenadores acompanharem e gerenciarem com qualidade e otimização de tempo.

Segundo William Edwrds Deming (1989): “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia”.

Por isso é fundamental gerenciar os números de renovação, assim como se faz com outros dados ao longo do ano.

Portanto, faça um comparativo entre os períodos de renovação, utilizando um bom sistema de Gestão Escolar, como o da ULTRAMAX, ou uma planilha. 

Portanto, analise como está esse ano em comparação ao mesmo período do ano passado.

Ademais, acompanhe como estão os números de rematrícula de cada turma, verificando porque uma pode estar com índice baixo enquanto outra atingiu a meta.

Ademais, verifique a porcentagem de alunos que cancelaram a renovação.

Rematrícula: Analise os motivos da não renovação

E assim sendo, verifique e analise o número de alunos que estão dizendo à escola que não rematricularam por:

1. Questão financeira;
2. Assuntos pedagógicos;
3. Indecisão;
4. Sem justificativa, motivos particulares;
5. Os inadimplentes que são diferentes dos casos financeiros, leia mais sobre como evitar a inadimplência escolar, clicando aqui;
6. Outros (Mudarão de cidade; pais se separando, precisa de período integral e na escola não tem…);
7. Alunos concluintes do 3 ano Ensino Médio.

Portanto, acompanhar e conversar com os números de rematrícula, guiando-se pelo que o responsável informa no contato e olhando o que a escola está executando, é uma fórmula que pode trazer resultados a médio e longo prazo melhorando ano a ano sua porcentagem de renovação.

Então, olhando para a porcentagem que se apresentará em cada um dos itens citados será possível analisar de forma mais profunda as informações que cada percentual carrega.

Dentre elas terá:

1. Os processos aplicados pedagogicamente e administrativamente estão sendo bem gerenciados ou não;
2. A necessidade de atuação e aplicação de ações sobre questões que até então podem ter ficado escondidas;
3. Administrar e certificar-se que as ações que atuam positivamente e estão no caminho esperado sejam cumpridas e aperfeiçoadas;
4. A perspectiva do cliente sobre seus serviços e preços;
5. Uma visão, podendo analisar o público no qual está focando e aplicando suas ações;
6. A possibilidade de estabelecer planos de ação com diretrizes que atuarão sobre as questões que estão requerendo mais atenção;
7. Um retorno se está no momento de reavaliar as metas e ações para os próximos anos;
8. O quanto competitivo está sendo no mercado educacional da sua região;
9. O quanto as ações foram e ainda estão sendo assertivas com o objetivo de manter os alunos atuais.

Leia mais sobre: GESTÃO PEDAGÓGICA: seu foco e atuação.

Com os dados em mãos trilhe o caminho estratégico em busca da rematrícula

Sendo assim, analisando a porcentagem de rematrícula, você terá as informações necessárias sobre o que pode ter te levado a atingir a meta, ou não, bem como ter passado dela.

Em resumo, partindo da sua meta de alunos renovados para o próximo ano, a porcentagem atingida até o momento aliada a análise do que estão te dizendo, você poderá refazer o caminho ou permanecer nele aperfeiçoando o que está dando certo.

Desse modo, espero que você possa, a partir das informações trocadas aqui, fazer mudanças que te levem às metas e aos objetivos almejados. 

Agora, me conta aqui: como você está conversando com a porcentagem de rematrícula da sua escola? Usa um sistema de Gestão Escolar como o da Ultramax Sistemas ou planilha? O que já identificou? 

Até a próxima, e lembre-se: o que não se mede, não se gerencia.